استخدام القوائم المنسدلة في إنشاء جداول و لوحات تحكم تفاعلية على اكسل.

لطالما كان برنامج اكسل من مايكروسوفت أحد الأدوات المفضلة للمدراء التنفيذيين لإنشاء جداول بيانات يمكنهم من خلالها جمع البيانات وتتبع كيفية تقدم مشاريعهم.

الآن ، دعنا نتحدث عن لوحات التحكم...

ما هي لوحات البيانات

لوحات تحكم اكسل هي تمثيل مرئي للبيانات توفر نظرة عامة وشاملة على كميات كبيرة من البيانات. مما يعني أنه يمكنك استخدامها لإلقاء نظرة والتحقق بسرعة من مقياس معين أو KPI.

قد يكون هذا مفيدًا للغاية في المواقف التي يكون فيها عامل الوقت جوهريًا، وتحتاج إلى اتخاذ بعض القرارات العاجلة. فالخوض في كميات كبيرة من المعلومات ببساطة ليس الخيار الأمثل في مثل هذه الظروف.

فوائد لوحات التحكم

تتيح لوحات المعلومات القدرة على مراقبة الأداء وإنشاء التقارير وتحديد التقديرات والأهداف للعمل المستقبلي.

تستخدم أيضًا في عرض البيانات بشكل يسهل فهمه دون التعمق في البيانات أو الإطلاع عليها كاملة.

بعض المزايا الأخرى:

• تمثيل مرئي للأداء، مثل المخططات والرسوم البيانية.

• القدرة على تحديد الاتجاهات.

• طريقة سهلة لقياس الكفاءة.

• وسيلة لإنشاء تقارير مفصلة بنقرة واحدة.

• القدرة على اتخاذ قرارات أكثر استنارة.

• الرؤية الكاملة لجميع الأنظمة والحملات والإجراءات.

• التحديد السريع للبيانات المتطرفة والارتباطات.

القوائم المنسدلة

 في واجهة المستخدم المرئية للكمبيوتر، تعني "القائمة المنسدلة" قائمة تقدم مجموعة من الخيارات. يتم دائمًا عرض عنوان القائمة أو العنصر المحدد حاليًا في القائمة. عند النقر فوق أحد العناصر، يتم عرض عناصر أخرى من "القائمة المنسدلة"، ويمكن للمستخدم الاختيار من بين هذه الخيارات.

القوائم المنسدلة طريقة رائعة لترك انطباع عن بياناتك أو نتائج تحليلها.

وستجد القوائم المنسدلة في معظم أدوات إدارة المشاريع .

القوائم المنسدلة في اكسل

 لطالما كان اكسل هو البرنامج المفضل للمدراء التنفيذيين الذين ينشئون لوحات المعلومات باستخدام القوائم المنسدلة.

تعمل القائمة المنسدلة لبرنامج اكسل كوظيفة للتحقق من صحة البيانات، فهي توفر للمستخدمين بشكل أساسي القدرة على اختيار أحد الخيارات من قائمة من العناصر.

يعد امتلاك لوحة تحكم اكسل مع قائمة منسدلة مفيدًا بشكل خاص عندما تحتاج الأعمال إلى إجراء تحليل أو نمذجة مالية؛ نظرًا لأن جداول البيانات تصبح أكثر ديناميكية ويسهل إنشاء سيناريوهات مختلفة و مراقبة النتائج.

فيما يلي بعض الأمثلة على الأماكن الاستخدامات التي يكون استخدام  قوائم منسدلة في لوحة تحكم اكسل مفيداً:

التقرير عن فترات زمنية ( شهري، ربع سنوي، سنوي، ...)

التقرير عن مناطق جغرافية (المدينة، البلد، ...)

التقرير عن فئات التسويق ( اختيار فئة معينة).

التقرير بنوع المنتج ( اختيار منتج معين).

التقرير بنوع المقياس ( مبيعات، تكاليف، عوائد، مشاهدات،...)

استخدام القوائم المنسدلة لعمل مخططات ولوحات تحكم تفاعلية في اكسل

يمكن لقوائم اكسل المنسدلة أن تكون غاية في الفعالية في جعل لوحة المعلومات ديناميكية ويسهل على المشاهدين التفاعل معها.

هل تريد معرفة كيفية إنشاء مخطط ديناميكي بقائمة منسدلة؟ فيما يلي دليل تفصيلي يمكنك اتباعه خطوة بخطوة للقيام بذلك في أسرع وقت ممكن.

• تجهيز بياناتك

• إنشاء قائمة منسدلة في اكسل

• توليد البيانات للرسم البياني التفاعلي

• إنشاء الرسم البياني التفاعلي

• خيارات أخرى لإنشاء مخططات تفاعلية في اكسل

• معلومات مفيدة أخرى حول إنشاء مخططات اكسل ديناميكية

تجهيز بياناتك

في البدء، تحتاج إلى تجهيز البيانات التي ستستخدمها للقائمة المنسدلة.

يمكنك إنشاء جدول اكسل و تنظيم البيانات إما في أعمدة أو باستخدام صفوف. يجب أن يتضمن كل عمود بيانات لمتغير مختلف (المنتج ، المدينة ، الشهر ، إلخ).

في هذه الصورة، يمكنك رؤية مثال لأربعة منافذ تم إعدادها لتلخيص مبيعات محددة:

بغض النظر عما إذا كنت قد اخترت عمودًا أو صفًا، تأكد من قضاء وقت كافٍ في إعداد البيانات وتنقيتها حتى يكون كل شيء دقيقًا.

إنشاء قائمة منسدلة في اكسل

هناك ثلاث طرق مختلفة يمكنك استخدامها لإنشاء قائمة منسدلة تفاعلية في اكسل:

1-استخدام بيانات خلايا

على سبيل المثال، لنفترض أن لديك قائمة عناصر تبدو كالتالي:

أولاً، حدد خلية معينة تريد إنشاء قائمة منسدلة لها.

اذهب الى "DATA"> "DATA TOOLS"> "DATA VALIDATION" كما هو موضح أدناه.

بمجرد فتح نافذة التحقق من صحة البيانات، ستظهر علامة التبويب "الإعدادات" حيث يمكنك اختيار "قائمة" كمعيار التحقق الأولي.

بعد القيام بذلك، سيظهر حقل مصدر.

الآن، بمجرد دخولك إلى حقل المصدر، يجب عليك نسخ هذه الصيغة ولصقها " =$A$X:$A$X" ( X هو رقم الخلية التي تريد تضمينها). أو يمكنك ببساطة تحديد الخلايا التي تريدها بالماوس.

عليك الآن تحديد خيار "List" لأنه المسؤول عن عرض القائمة المنسدلة.

أيضًا، يمكنك إنشاء قوائم منسدلة لخلايا متعددة في نفس الوقت، ما عليك سوى اختيار جميع الخلايا التي تحوي البيانات التي تريدها واتباع نفس الخطوات السابقة.

2. إدخال البيانات يدويًا

خيارك الآخر هو إضافة عناصر القائمة مباشرة عن طريق إدخال البيانات يدويًا في حقل المصدر. على سبيل المثال، لنفترض أنك تحتاج إلى خيارين معروضين في القائمة المنسدلة - نعم ولا -. عليك اختيار الخلية التي تريد تضمينها والانتقال إلى اذهب الى "DATA"> "DATA TOOLS"> "DATA VALIDATION" كما في الخيار السابق. مرة أخرى، يجب وضع معايير التحقق في علامة التبويب «الإعدادات» على «القائمة». بمجرد القيام بذلك، سيظهر حقل المصدر. الآن، يجب عليك إدخال «نعم» و «لا» في حقل المصدر والتأكد من اختيار "in-cell dropdown" (سيكون مفعلاً في العادة).

3. استعمال معادلات الإزاحة

الطريقة الأخيرة التي سنقوم بها هي استخدام صيغة OFFSET (الإزاحة).

والجدير بالذكر أن هذه الصيغة ليست الوحيدة التي يمكن استخدامها لإنشاء قائمة منخفضة، فأي صيغة تشير إلى قائمة من القيم ستنجح.

دعونا نتخيل أن بياناتك تبدو كالمثال السابق:

الآن، يجب عليك اتباع نفس الخطوات بالضبط كما في الطريقتين الأوليين للوصول إلى حقل المصدر (حدد خلية، وانتقل إلى التحقق من صحة البيانات، وحدد القائمة كمعايير التحقق).

في حقل المصدر، اكتب في الصيغة التالية للإزاحة: "(المرجع، صفوف، أعمدة ، [ارتفاع]، [عرض]) OFFSET = ". هذه كيفية تركيب المعادلة، فقط اكتب مقاييسك المحددة في حقول المعادلة.

توليد البيانات للرسم البياني التفاعلي

الخطوة التالية في إنشاء مخطط تفاعلي هي إنشاء البيانات باستخدام معادلات استخراج البيانات.

لإنشاء مخططات ديناميكية في اكسل باستخدام فلاتر البيانات، سنستخدم وظائف VLOOKUP و MATCH لتوليد أرقام الأعمدة بشكل ديناميكي.

هذه هي الطريقة التي ينبغي بها إدخال الصيغ:

بمجرد ملء هذه الدالة تلقائيًا إلى الأعمدة الموجودة على الجانب الأيمن، ستكتسب قيمة ثابتة لأن رقم فهرس العمود مشفر بالفعل (رقم 2 في الصيغة).

الآن دعنا نبدأ الجزء «الديناميكي».

احذف "2" وأدخل هذه المعادلة بدلا عنها : MATCH (D$11, $C$3:$O$3, 0)

ملحوظة: قم بتغيير القيم حسب موقع بياناتك.

باستخدام هذه المعادلة، ستحصل على متغيرات العمود لأشهر مختلفة.

يمكنك لاحقًا تخصيص لون وعناصر الرسم البياني الأخرى بأي طريقة تريدها.

خيارات أخرى لإنشاء مخططات تفاعلية في اكسل

لا يمكن إنشاء مخططات ديناميكية متعددة لاكسل ما لم تكن البيانات المتضمنة ديناميكية أيضًا. في الخطوات السابقة، أظهرنا لك ثلاث طرق يمكنك استخدامها لجعل البيانات تفاعلية. ومع ذلك، يجب أن تعلم أن هناك خيارات أخرى لإنشاء مخططات اكسل تفاعلية. على سبيل المثال، يمكنك استخدام مزيج من جداول Slicers و Pivot، أو Combo Box من قائمة "developer".

السبب في أننا لم نتطرق إلى هذه الأساليب هو أنها تتطلب المزيد من المعرفة التقنية و عادة ما ينتهي بها الأمر في النهاية إلى تقديم نفس النتيجة.

معلومات مفيدة أخرى حول إنشاء مخططات اكسل الديناميكية

هناك الكثير من المعلومات المفيدة الأخرى، لذلك إليك بعض الحيل الإضافية التي يمكنك استخدامها عند إنشاء مخططات اكسل ديناميكية.

يمكنك جعل القائمة المنسدلة تفاعلية باستخدام المعادلة: "=$A:$A" في حقل "Source" كما هو موضح أدناه.

ملاحظة: طبق أرقامك الخاصة في الصيغة بدلاً من لصق هذه الأرقام بالضبط.

كما يجب عليك أن تتأكد من عدم وجود أي خلايا فارغة بين الخلايا المملوءة لكي تعمل هذه الطريقة.

نسخ قوائم إسقاط اللصق في اكسل

إذا قمت بنسخ - لصق الخلايا التي لديها التحقق من صحة البيانات إلى خلايا أخرى، فسيتم تكرار التحقق من صحة البيانات هناك أيضًا.

دعونا نفترض أن هناك قائمة منسدلة في الخلية A2 وتريد استخدامها في الخلايا A3:A6 يمكنك ببساطة نسخ لصق A2 في A3:A6.

بهذه الطريقة، ستطبق قائمة الأسفل في الخلايا A3:A6، جنبًا إلى جنب مع التنسيق.

الآن، إذا كنت لا تريد التنسيق وتريد فقط نسخ القائمة المنسدلة، يمكنك اتباع هذه الخطوات:

نسخ لصق خلية القائمة المنسدلة

اختر الخلية التي تريد لصقها فيها

انقر على زر الفأرة الأيمن وانتقل إلى «Paste» وانقر فوق «Paste Special»

حدد "Validation" في نافذة Paste Special.

إنشاء قائمة منسدلة تابعة أو مشروطة

في بعض المواقف، ستحتاج إلى قائمتين منسدلتين، حيث تعرض القائمة الثانية العناصر اعتمادًا على ما اختاره المستخدم في القائمة الأولى. يُعرف هذا باسم قوائم المنسدلة التابعة أو المشروطة.

فيما يلي مثال على مخطط اكسل ديناميكي مع قائمة إسقاط متعددة:

يمكنك أن ترى أن العناصر الموجودة في "القائمة 2" تعتمد على ما اختاره المستخدم في القائمة المنسدلة الأولى.

دعنا نبدأ،

اختر الخلية التي تريد أن تكون فيها أول قائمة منسدلة.

انتقل إلى "DATA VALIDATION" واختر "LIST" في مربع الحوار.

حدد النطاق الذي يحتوي على العناصر الموجودة في حقل المصدر وانقر فوق "OK" لإنهاء قائمة الأسفل الأولى.

الآن، سنتبع نفس الخطوات مع تغيير المعادلة في حقل "Source" إلى "=INDIRECT(D3)"، إذا كانت القائمة الأولى في الخلية D3 

عظيم! لقد حصلت الآن على قائمة منسدلة مشروطة، سيتم الآن تحديث العناصر الموجودة في أسفل القائمة 2 تلقائيًا اعتمادًا على ما تختاره من القائمة 1.

يعد اكسل أداة رائعة لتنظيم البيانات من خلال لوحات تحكم شاملة ثم تقديمها لصناع القرار حتى يتمكنوا من فهم محتوى التقارير بسرعة.

لكن هناك مشكلة واحدة فقط؛ يتطلب إنشاء لوحات معلومات اكسل الكثير من العمل الشاق. لن تحتاج فقط إلى قدر كبير من الوقت، ولكن يجب أن يكون لديك أيضًا أعصاب فولاذية عند التعامل مع وظائف و دوال اكسل المختلفة.

من جمع البيانات الأولية وتنظيفها إلى تعلم كيفية تصور المعلومات من خلال الرسوم البيانية والمخططات، فإن إنشاء لوحات معلومات اكسل ببساطة ليس هو السبيل المفضل للمديرين التنفيذيين المشغولين للغاية.

لحسن الحظ، لدى أفضل التحليلات فريق مخصص لذلك و لذلك فقط.

ألا يبدو لك وجود لوحة تحكم خالية من العيوب بديلًا أفضل؟ هذا بالضبط ما ستحصل عليه من خلال منصتنا.

يمكنك مع أفضل التحليلات إنشاء اتصالات بمصادر بياناتك و اختيار لوحة التحكم التي تناسب احتياجك في دقائق معدودة.

فإذا كنت لا تمتلك الوقت الكاف لإنشاء لوحة تحكم لا تشوبها شائبة لمتخذي القرار لديك اشترك الآن وجرب لوحات تحكمنا مسبقة الإعداد.